La collecte et le stockage d’informations sur les clients sont essentiels pour adapter vos services à la clientèle de votre hôtel et développer votre entreprise. Cependant, il existe des exigences légales concernant ce que vous pouvez faire avec les informations que vous avez recueillies.

Vie privée

Toute information sur les clients que vous recueillez doit être conforme aux lois sur la protection de la vie privée, que vous utilisiez ou non cette information. Ces lois couvrent également la manière dont vous pouvez stocker et utiliser ces informations.

Retrouvez toutes les informations sur le site officiel : https://www.cnil.fr/fr/comprendre-le-rgpd

Il existe de nombreuses façons de collecter des informations sur vos clients :

Enregistrement des plaintes

Utiliser les plaintes des clients comme moyen de recueillir des informations sur les clients. Vous pouvez non seulement enregistrer la plainte, mais aussi qui l’a faite, pourquoi, quel membre du personnel a entendu la plainte et ce qui a été fait pour résoudre le problème.

Programmes de fidélité

Vous pouvez recueillir des informations sur les clients en mettant en place un programme de récompenses pour les clients. Vous pourrez ainsi enregistrer les différentes informations de contact du client mais également ses goûts, son historique d’achat dans tout l’établissement etc …

Enquêtes de satisfaction

N’hésitez pas à proposer des questionnaires de satisfaction à vos clients, que ce soit pendant ou après le séjour. Cela permettra, premièrement, de remonter des informations aux différents services et d’améliorer la satisfaction client, mais également de récolter des informations utiles pour vos futures campagnes marketing.

Jeux-Concours

Les jeux-concours sont un moyen de communication qui vous permettra d’actualiser les données personnelles de vos clients, mais également de récolter celles de potentiels clients ayant des connexions sur les réseaux sociaux avec les personnes interagissant avec votre profil.

Votre site web

Vous pouvez utiliser un site web d’entreprise pour collecter des informations sur les clients en utilisant un formulaire « contactez-nous » pour les demandes de renseignements généraux ou en permettant aux clients de s’inscrire à une liste de diffusion (si vous avez des nouvelles ou des mises à jour régulières).

Stockage des informations

Vous devez conserver les informations avec soin et conformément aux lois sur la protection de la vie privée.

N’oubliez pas que les informations sur les clients sont confidentielles et doivent être conservées en toute sécurité. Créez un plan de stockage des informations sur les clients et partagez-le avec l’ensemble du personnel.

Un moyen simple de stocker les informations sur les clients est d’utiliser un tableur électronique. Si vous disposez d’informations plus détaillées, une base de données de gestion de relations clientèle (CRM) peut être plus appropriée. Un CRM peut vous aider à analyser les informations sur les clients pour trouver des tendances d’achat et identifier vos meilleurs clients.

Les informations sur les clients ne sont utiles que si elles sont à jour. Il est important de vérifier régulièrement l’exactitude des informations de vos clients, et de les mettre à jour si nécessaire.

Assurez-vous de demander à vos clients s’ils souhaitent recevoir des informations ou des mises à jour de votre part, et donnez-leur la possibilité de refuser. Si vous spammez les clients sans leur consentement, ils risquent de réagir négativement à votre entreprise.